3. การจ่ายเงิน / รับเงิน

3.1 การจ่ายเงิน (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 14 วัน)

จ่ายด้วยเช็ค (ใช้เงินนอกงบประมาณแผ่นดิน)

– หลังจากดำเนินการรับเรื่องเบิกเงินในข้อ 1.6 เรื่องการเบิกเงิน 1.8 เรื่องการเบิกค่าเล่าเรียนบุตร 2.2 การซื้อวัสดุ และ 2.3 การจ้าง/ซ่อม/จัดซื้อครุภัณฑ์ เรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุ จะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำใบขออนุมัติจ่าย เพื่อให้หัวหน้างานคลังและพัสดุ ปลดล็อค “ใบขออนุมัติจ่าย” และลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบสำคัญจ่าย” และออกเช็ค เพื่อส่งให้หัวหน้างานคลังและพัสดุ และผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
– เสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบบัญชี
– เจ้าหน้าที่การเงินนำเช็คส่งหน้าเคาน์เตอร์ และแจ้งหน่วยงาน/บริษัท/ร้านค้าให้เดินทางมารับเช็ค
– หน่วยงาน/บริษัท/ร้านค้า รับเช็คและ “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” พร้อมทั้งลงนามในใบสำคัญรับเงิน
– เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์ “รายงานการจ่ายเช็ค” สรุปรายจ่ายประจำวัน และ “รายงานเช็คคงค้าง”ประจำวัน
– ดำเนินการตรวจสอบ รายละเอียดตามข้อ 4.1

กรณีเบิกงบประมาณแผ่นดินกับจุฬาฯ (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 14 วัน)
– หัวหน้างานคลังและพัสดุ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำใบขออนุมัติจ่าย
– หัวหน้างานคลังและพัสดุ ตรวจและลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบนำส่งฎีกา” และส่งใบขออนุมัติจ่ายกับใบนำส่งฎีกาให้กับจุฬาฯ
– จุฬาฯลงนามในใบนำส่งฎีกา และออกเช็ค
– หน่วยงานรับเช็คได้ที่อาคารจามจุรี 5

จ่ายด้วยการโอน (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 20 วัน)

– หัวหน้างานคลังและพัสดุ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำใบขออนุมัติจ่าย
– หัวหน้างานคลังและพัสดุ ปลดล็อคใบขออนุมัติจ่าย และลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำใบสำคัญจ่าย และใส่ข้อมูลในระบบธนาคาร หลังจากนั้นพิมพ์ “รายงานการโอนเงิน”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุ ตรวจสอบ และลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
– ผู้บริหารปลดล็อครายงานการโอนเงินในระบบธนาคาร
– เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์ใบสรุปรายจ่ายประจำวัน หนังสือรับรองการหักภาษี และรายงานการโอนเงินฉบับสมบูรณ์
– ดำเนินการตรวจสอบ รายละเอียดตามข้อ 4.1

3.2 การขออนุมัติใช้งบประมาณ (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 10 วัน)

– หลังจากดำเนินการรับเรื่องตามข้อ 1.5 เรื่องขออนุมัติงบประมาณเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุ จะส่ง “บันทึกข้อความเสนอคณะกรรมการพิจารณาขออนุมัติงบประมาณ” ให้คณะกรรมการพิจารณา
– คณะกรรมการลงนามอนุมัติใน “มติกรรมการพิจารณาขออนุมัติงบประมาณ”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุ ส่งเข้าที่ประชุมกรรมการบริหารของคณะ
– ที่ประชุมคณะพิจารณา และลงนามอนุมัติ
– หัวหน้างานคลังและพัสดุ แจ้งหน่วยงาน
– หน่วยงานส่งเรื่องขอเบิกตามรายละเอียดในข้อ 1.6 ต่อไป

3.3 การรับเงิน (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 1 วัน)

– หลังจากดำเนินการรับเรื่องตามข้อ 1.7 เรื่องนำเงินเข้าบัญชีคณะเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่การเงินจะตรวจสอบเอกสาร และออกใบเสร็จ / “ใบรับเงินเพื่อนำส่ง”
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “บันทึกการนำส่งเงิน” / “ใบสำคัญทั่วไป”
– เจ้าหน้าที่การเงินนำเงินไปฝากที่ธนาคาร และปรับสมุดบัญชี
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “สรุปรายงานการรับเงินประจำวัน”
– ดำเนินการตรวจสอบ รายละเอียดตามข้อ 4.2