ห้องงานคลังและพัสดุ ตั้งอยู่ที่ ห้อง 117 อาคารมหาวชิราวุธ เจ้าหน้าที่ในห้องงานคลังและพัสดุ แบ่งเป็น 3 หน่วย คือ 1. หน่วยการเงิน 2. หน่วยบัญชี และ 3. หน่วยพัสดุ
โดยระบบที่เจ้าหน้าที่งานคลังและพัสดุ ใช้ในการปฏิบัติการคือ ระบบ CU – ERP ซึ่งเป็นระบบที่เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานต่างๆในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยใช้บันทึกการดำเนินงานแบบออนไลน์
** ระยะเวลาการดำเนินการดังต่อไปนี้เป็นเพียงการประมาณการ แต่ในทางปฏิบัติจริงขึ้นอยู่กับ ความถูกต้อง สมบูรณ์ ครบถ้วนของเอกสารที่ส่งมา และปริมาณงานอื่นๆที่เจ้าหน้าที่กำลังรับผิดชอบอยู่ในขณะนั้นด้วย **
คำที่ใช้ : หน่วยงาน หมายถึง ภาควิชา/หน่วยงานส่วนกลาง/อาจารย์/บุคคลที่เกี่ยวข้อง
ผู้บริหาร หมายถึง คณบดี/รองคณบดี/ผู้ช่วยคณบดีที่ได้รับมอบหมาย
กระบวนการทำงานของฝ่ายคลังและพัสดุ แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนใหญ่ๆ ดังนี้
- การรับเรื่อง
• ลงวันที่/บันทึกเลขที่ของเอกสาร
• ตรวจสอบเงินทุนที่เกี่ยวข้อง
• กรอกรหัสศูนย์ต้นทุน เพื่อเตรียมลงข้อมูลในระบบ CU – ERP - การดำเนินการซื้อ/จ้าง
• บริการการเบิกวัสดุให้กับภาควิชา
• ดำเนินการขอซื้อ/ขอจ้าง
• สั่งซื้อ/ตรวจสภาพครุภัณฑ์/จำหน่ายครุภัณฑ์ - การรับเงิน/จ่ายเงิน
• ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
• ออกเช็ค/ออกใบเสร็จ/โอนเงิน - การตรวจสอบ
• อัพเดตข้อมูลในระบบ CU – ERP ให้ตรงกับข้อมูลของธนาคาร
• จัดประชุมการเงินเพื่อรายงานงบรายได้ ค่าใช้จ่าย และงบดุลในแต่ละเดือน
• จัดเก็บเอกสาร