ห้องงานคลังและพัสดุ ตั้งอยู่ที่ ห้อง 117 อาคารมหาวชิราวุธ เจ้าหน้าที่ในห้องงานคลังและพัสดุ แบ่งเป็น 3 หน่วย คือ 1. หน่วยการเงิน 2. หน่วยบัญชี และ 3. หน่วยพัสดุ
โดยระบบที่เจ้าหน้าที่งานคลังและพัสดุ ใช้ในการปฏิบัติการคือ ระบบ CU – ERP ซึ่งเป็นระบบที่เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานต่างๆในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยใช้บันทึกการดำเนินงานแบบออนไลน์

** ระยะเวลาการดำเนินการดังต่อไปนี้เป็นเพียงการประมาณการ แต่ในทางปฏิบัติจริงขึ้นอยู่กับ ความถูกต้อง สมบูรณ์ ครบถ้วนของเอกสารที่ส่งมา และปริมาณงานอื่นๆที่เจ้าหน้าที่กำลังรับผิดชอบอยู่ในขณะนั้นด้วย **

คำที่ใช้ : หน่วยงาน หมายถึง ภาควิชา/หน่วยงานส่วนกลาง/อาจารย์/บุคคลที่เกี่ยวข้อง
ผู้บริหาร หมายถึง คณบดี/รองคณบดี/ผู้ช่วยคณบดีที่ได้รับมอบหมาย
กระบวนการทำงานของฝ่ายคลังและพัสดุ แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนใหญ่ๆ ดังนี้

  1. การรับเรื่อง
    • ลงวันที่/บันทึกเลขที่ของเอกสาร
    • ตรวจสอบเงินทุนที่เกี่ยวข้อง
    • กรอกรหัสศูนย์ต้นทุน เพื่อเตรียมลงข้อมูลในระบบ CU – ERP
  2. การดำเนินการซื้อ/จ้าง
    • บริการการเบิกวัสดุให้กับภาควิชา
    • ดำเนินการขอซื้อ/ขอจ้าง
    • สั่งซื้อ/ตรวจสภาพครุภัณฑ์/จำหน่ายครุภัณฑ์
  3. การรับเงิน/จ่ายเงิน
    • ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
    • ออกเช็ค/ออกใบเสร็จ/โอนเงิน
  4. การตรวจสอบ
    • อัพเดตข้อมูลในระบบ CU – ERP ให้ตรงกับข้อมูลของธนาคาร
    • จัดประชุมการเงินเพื่อรายงานงบรายได้ ค่าใช้จ่าย และงบดุลในแต่ละเดือน
    • จัดเก็บเอกสาร