เรื่องที่ 2 การขอซื้อ/ขอจ้าง (รวมเวลาดำเนินการไม่เกิน 1 เดือนครึ่ง โดยไม่นับขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่เบิกจ่ายแล้ว)
การดำเนินการเรื่องการขอซื้อ/ขอจ้าง มีขั้นตอนดังนี้
- ขั้นตอนการรับเรื่อง (ระยะเวลาดำเนินการประมาณ 2 วัน)
– หน่วยงานส่ง“ใบขอซื้อขอจ้าง” หรือ “ใบเสนอเรื่องขอจ้าง”มาที่ห้องงานคลังและพัสดุ เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงรับเรื่องในทะเบียนรับเรื่องเข้า (Excel)
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารตรวจสอบเงินทุนและใส่รหัสศูนย์ต้นทุนใน“ใบขอซื้อขอจ้าง”
– เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด เพื่อดำเนินการซื้อ / จ้างต่อไป
- ขั้นตอนการดำเนินการ
กรณีจัดซื้อวัสดุ (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 10 วัน)
– หลังจากผ่านขั้นตอนรับเรื่องเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะจัดทำ“ใบขอซื้อ” เพื่อให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อค“ใบขอซื้อ”
– หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่พัสดุจะทำใบสั่งซื้อ เพื่อให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อค“ใบสั่งซื้อ” และเสนอให้ผู้บริหารลงนาม
– เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการจัดซื้อ
– บริษัท/ร้านค้านำของมาส่งที่คณะ และออก“ใบแจ้งหนี้”
– เจ้าหน้าที่พัสดุออก“ใบตรวจรับพัสดุ” และส่งให้หน่วยงาน เพื่อให้กรรมการตรวจสอบ และลงนาม“ใบตรวจรับพัสดุ”
– หน่วยงานส่งเอกสารคืนให้เจ้าหน้าที่พัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด และดำเนินการทำเรื่องจ่ายเงินต่อไป
กรณีจัดจ้าง (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 15 วัน)
– หลังจากดำเนินการรับเรื่องเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะติดต่อกับบริษัท/ร้านค้า เพื่อเจรจาตกลงราคา (กรณีเป็นบริษัท/ร้านค้าใหม่ที่ยังไม่เคยติดต่อ เจ้าหน้าที่พัสดุจะสร้างหลักผู้ขายในระบบ)
– เจ้าหน้าที่พัสดุทำ“ใบขอจ้าง” ส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อคใบขอจ้าง
– เจ้าหน้าที่พัสดุทำ“ใบสั่งจ้าง” ส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อคใบสั่งจ้าง และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– บริษัท/ร้านค้าเข้าทำงาน พร้อมทั้งออก“ใบแจ้งหนี้”
– เจ้าหน้าที่พัสดุออกใบตรวจรับพัสดุส่งให้หน่วยงาน เพื่อให้กรรมการตรวจสอบลงนามอนุมัติ “ใบตรวจรับพัสดุ”
– หน่วยงานส่งเอกสารคืนให้เจ้าหน้าที่พัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด และดำเนินการทำเรื่องจ่ายเงินต่อไป
- ขั้นตอนการจ่ายเงิน
จ่ายด้วยด้วยเช็ค (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 14 วัน)
– หลังจากดำเนินการจ้าง/ซื้อเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ“ใบขออนุมัติจ่าย” เพื่อให้หัวหน้างานคลังและพัสดุปลดล็อค“ใบขออนุมัติจ่าย” และลงนามอนุมัติ
– หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่การเงินจะทำ“ใบสำคัญจ่าย” และออกเช็ค เพื่อส่งให้หัวหน้างานคลังและพัสดุและผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
– เสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบบัญชี
– เจ้าหน้าที่การเงินนำเช็คส่งหน้าเคาน์เตอร์ และแจ้งบริษัท/ร้านค้าให้เดินทางมารับเช็ค
– บริษัท/ร้านค้า รับเช็คและหนังสือรับรองการหักภาษี พร้อมทั้งลงนามใน“ใบสำคัญจ่าย”
– เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์ใบสรุป“รายงานการจ่ายเช็ค” และทำ“รายงานเช็คคงค้าง”ประจำวัน
กรณีเบิกงบประมาณแผ่นดินกับจุฬาฯ (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 14 วัน)
– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจและลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบนำส่งฎีกา” และ “ใบขออนุมัติจ่าย”ให้กับจุฬาฯ
– หน่วยงานรับเช็คได้ที่อาคารจามจุรี 5
จ่ายเงินด้วยการโอน (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 20 วัน)
– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุปลดล็อค “ใบขออนุมัติจ่าย” และลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ“ใบสำคัญจ่าย” และใส่ข้อมูลในระบบธนาคาร หลังจากนั้นพิมพ์ “รายงานการโอนเงิน”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบ และลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
– ผู้บริหารปลดล็อคการโอนเงินในระบบธนาคาร
– เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์“รายงานการจ่ายเช็ค” “หนังสือรับรองการหักภาษี” และ “รายงานการโอนเงิน” (ฉบับสมบูรณ์)
- ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่เบิกจ่ายแล้ว (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 7 วัน)
จ่ายด้วยเช็ค
– หลังจากดำเนินการออกเช็ค และมีบริษัท/ร้านค้า/บุคคลมารับเช็คเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุก็จะตรวจสอบเอกสาร
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม
จ่ายด้วยการโอน
– หลังจากดำเนินการโอนเพื่อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุก็จะตรวจสอบเอกสาร
– เจ้าหน้าที่บัญชีปรับข้อมูลในระบบให้ตรงกับข้อมูลของธนาคาร
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม หลังจากนั้นปรับสมุดบัญชีกับธนาคาร