เรื่องที่ 3 การแจ้งซ่อม (รวมเวลาดำเนินการไม่เกิน 1 เดือนครึ่ง โดยไม่นับขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่เบิกจ่ายแล้ว)

  1. ขั้นตอนการรับเรื่อง (ระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน 10 วัน)

– หน่วยงานเขียน“ใบรายงานช่าง”
– ส่งให้สำนักกายภาพของมหาวิทยาลัยเพื่อให้ช่างเข้าไปตรวจสอบและต่อรองราคากับร้านค้า
– สำนักกายภาพส่ง “ใบแจ้งซ่อม” ฝ่ายอาคาร
– ฝ่ายอาคาร “เสนอเรื่องซ่อม”
– เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกเรื่องลงในทะเบียนรับเรื่องเข้า (Excel)
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร ตรวจสอบเงินทุนและใส่รหัสศูนย์ต้นทุนใน “ใบขอซื้อขอจ้าง”
– เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด เพื่อรอดำเนินการซ่อมต่อไป

  1. ขั้นตอนการดำเนินงาน (ระยะเวลาดำเนินการประมาณ 15 วัน)

– หลังจากดำเนินการรับเรื่องเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะติดต่อกับบริษัท/ร้านค้า เพื่อเจรจาตกลงราคา (กรณีเป็นบริษัท/ร้านค้าใหม่ที่ยังไม่เคยติดต่อ เจ้าหน้าที่พัสดุจะสร้างหลักผู้ขายในระบบ)
– เจ้าหน้าที่พัสดุทำ “ใบขอจ้าง” ส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อค “ใบขอจ้าง”
– เจ้าหน้าที่พัสดุทำ “ใบสั่งจ้าง” ส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อค “ใบสั่งจ้าง” และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– บริษัท/ร้านค้าเข้าดำเนินการซ่อม พร้อมทั้งออก “ใบแจ้งหนี้”
– เจ้าหน้าที่พัสดุออกใบตรวจรับส่งให้หน่วยงาน เพื่อให้กรรมการตรวจสอบลงนาม “ใบตรวจรับพัสดุ”
– หน่วยงานส่งเอกสารคืนให้เจ้าหน้าที่พัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด และดำเนินการทำเรื่องจ่ายเงินต่อไป

  1. ขั้นตอนการจ่ายเงิน

จ่ายด้วยด้วยเช็ค (ระยะเวลาดำเนินการประมาณ 14 วัน)

– หลังจากดำเนินการจ้าง/ซื้อ เรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ“ใบขออนุมัติจ่าย” เพื่อให้หัวหน้างานคลังและพัสดุปลดล็อค“ใบขออนุมัติจ่าย” และลงนามอนุมัติ
– หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่การเงินจะทำ “ใบสำคัญจ่าย” และออกเช็ค เพื่อส่งให้หัวหน้างานคลังและพัสดุและผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
– เสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบบัญชี
– เจ้าหน้าที่การเงินนำเช็คส่งหน้าเคาน์เตอร์ และแจ้งบริษัท/ร้านค้าให้เดินทางมารับเช็ค
– บริษัท/ร้านค้า รับเช็คและหนังสือรับรองการหักภาษี พร้อมทั้งลงนามใน “ใบสำคัญรับเงิน”
– เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์ใบสรุป“รายงานการจ่ายเช็ค” และทำ“รายงานเช็คคงค้าง”ประจำวัน

กรณีเบิกงบประมาณแผ่นดินกับจุฬาฯ (ระยะเวลาดำเนินการประมาณ 14 วัน)

– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจและลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบนำส่งฎีกา” และส่ง “ใบขออนุมัติจ่าย”กับใบนำส่งฎีกาให้กับจุฬาฯ
– จุฬาฯลงนามในใบนำส่งฎีกา และออกเช็ค
– หน่วยงานรับเช็คได้ที่อาคารจามจุรี 5

จ่ายเงินด้วยการโอน (ระยะเวลาดำเนินการประมาณ 20 วัน)

– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุปลดล็อคใบขออนุมัติจ่าย และลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
– เจ้าหน้าที่การเงินทำ“ใบสำคัญจ่าย” และใส่ข้อมูลในระบบธนาคาร หลังจากนั้นพิมพ์ “รายงานการโอนเงินน”
– หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบ และลงนามอนุมัติ
– ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
– ผู้บริหารปลดล็อครายงานการโอนเงินในระบบธนาคาร
– เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์“รายงานการจ่ายเช็ค” “หนังสือรับรองการหักภาษี” และ “รายงานการโอนเงิน” (ฉบับสมบูรณ์)

  1. ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่เบิกจ่ายแล้ว (ระยะเวลาดำเนินการประมาณ 7 วัน)

กรณีจ่ายด้วยเช็ค

– หลังจากดำเนินการออกเช็ค และมีบริษัท/ร้านค้า/บุคคลมารับเช็คเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุก็จะตรวจสอบเอกสาร
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม

กรณีจ่ายด้วยการโอน

– หลังจากดำเนินการโอนเพื่อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุก็จะตรวจสอบเอกสาร
– เจ้าหน้าที่บัญชีปรับข้อมูลในระบบให้ตรงกับธนาคาร
– เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม หลังจากนั้นปรับสมุดบัญชีกับธนาคาร