เรื่องติดต่อ/ขั้นตอน
การขอซื้อครุภัณฑ์ (ดำเนินการไม่เกิน 1 เดือนครึ่ง*)
* ไม่นับขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่เบิกจ่ายแล้ว
การดำเนินการเรื่องการขอซื้อครุภัณฑ์มีขั้นตอนดังนี้
1. ขั้นตอนการรับเรื่อง (ดำเนินการไม่เกิน 15 วัน)
เจ้าหน้าที่พัสดุส่ง “รายการงบประมาณ” ให้หน่วยงาน
หน่วยงานส่ง “ใบแจ้งข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์”ที่ต้องการ
เจ้าหน้าที่พัสดุติดต่อและเจรจากับบริษัท / ร้านค้า เพื่อให้ส่ง “ใบเสนอราคา”มาให้หน่วยงาน
หน่วยงานส่ง “ใบแจ้งขอซื้อครุภัณฑ์” พร้อม “แบบฟอร์มการตรวจสอบคุณสมบัติครุภัณฑ์”
(กรณีขอซื้อครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์) เจ้าหน้าที่พัสดุส่งเอกสารทั้งหมดให้ศูนย์คอมพิวเตอร์ตรวจสอบ และลงนามรับรอง
หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงในทะเบียนรับเรื่องเข้า (Excel) และส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารตรวจสอบเงินทุน และใส่รหัสศูนย์ต้นทุนใน “ใบขอซื้อขอจ้าง”
เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด และดำเนินการจัดซื้อครุภัณฑ์ต่อไป
2. ขั้นตอนการดำเนินงาน (ดำเนินการประมาณ 15 วัน)
หลังจากดำเนินการรับเรื่องเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะติดต่อกับบริษัท/ร้านค้า เพื่อเจรจาตกลงราคา (กรณีเป็นบริษัท/ร้านค้าใหม่ที่ยังไม่เคยติดต่อ เจ้าหน้าที่พัสดุจะสร้างหลักผู้ขายในระบบ)
เจ้าหน้าที่พัสดุทำ “ใบขอซื้อ” ส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อคใบขอซื้อ
เจ้าหน้าที่พัสดุทำ “ใบสั่งซื้อ” ส่งให้ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารปลดล็อคใบสั่งซื้อ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
บริษัท/ร้านค้านำของมาส่งที่คณะ พร้อมทั้งออก “ใบแจ้งหนี้”
เจ้าหน้าที่พัสดุออก “ใบตรวจรับครุภัณฑ์”ส่งให้หน่วยงาน เพื่อให้กรรมการตรวจสอบลงนามในใบตรวจรับครุภัณฑ์
หน่วยงานส่งเอกสารคืนให้เจ้าหน้าที่พัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกลงสมุด และดำเนินการทำเรื่องจ่ายเงินต่อไป
3. ขั้นตอนการจ่ายเงิน
หลังจากดำเนินการจ้าง/ซื้อเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย” เพื่อให้หัวหน้างานคลังและพัสดุปลดล็อค“ใบขออนุมัติจ่าย” และลงนามอนุมัติ
หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่การเงินจะทำ “ใบสำคัญจ่าย” และออกเช็ค เพื่อส่งให้หัวหน้างานคลังและพัสดุและผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
เสนอให้ผู้ยริหารลงนามอนุมัติ
เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบบัญชี
เจ้าหน้าที่การเงินนำเช็คส่งหน้าเคาน์เตอร์ และแจ้งบริษัท/ร้านค้าให้เดินทางมารับเช็ค
บริษัท/ร้านค้า รับเช็คและหนังสือรับรองการหักภาษี พร้อมทั้งลงนามใน“ใบสำคัญจ่าย”
เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์ใบสรุป “รายงานการจ่ายเช็ค” และทำ“รายงานเช็คคงค้าง”ประจำวัน
หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย”
หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจและลงนามอนุมัติ
ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบนำส่งฎีกา” และส่ง “ใบขออนุมัติจ่าย”กับใบนำส่งฎีกาให้กับจุฬาฯ
จุฬาฯลงนามในใบนำส่งฎีกา และออกเช็ค
หน่วยงานรับเช็คได้ที่อาคารจามจุรี 5
หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
เจ้าหน้าที่การเงินทำ “ใบขออนุมัติจ่าย”
หัวหน้างานคลังและพัสดุปลดล็อค “ใบขออนุมัติจ่าย” และลงนามอนุมัติ
ผู้อำนวยการลงนามอนุมัติ และเสนอให้ผู้บริหารลงนามอนุมัติ
เจ้าหน้าที่การเงินทำ“ใบสำคัญจ่าย” และใส่ข้อมูลในระบบธนาคาร หลังจากนั้นพิมพ์ “รายงานการโอนเงิน”
หัวหน้างานคลังและพัสดุตรวจสอบ และลงนามอนุมัติ
ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารลงนามอนุมัติ
ผู้บริหารปลดล็อคการโอนเงินในระบบธนาคาร
เจ้าหน้าที่การเงินพิมพ์“รายงานการจ่ายเช็ค” “หนังสือรับรองการหักภาษี” และ “รายงานการโอนเงิน” (ฉบับสมบูรณ์)
4. ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารที่เบิกจ่ายแล้ว (ดำเนินการประมาณ 7 วัน)
หลังจากดำเนินการออกเช็ค และมีบริษัท/ร้านค้า/บุคคลมารับเช็คเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุก็จะตรวจสอบเอกสาร
เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม
หลังจากดำเนินการโอนเพื่อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานคลังและพัสดุก็จะตรวจสอบเอกสาร
เจ้าหน้าที่บัญชีปรับข้อมูลในระบบให้ตรงกับข้อมูลของธนาคาร
เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม หลังจากนั้นปรับสมุดบัญชีกับธนาคาร